La tecnologia ha rivoluzionato e migliorato la gestione dei processi all’interno delle strutture ospedaliere. Uno dei fautori di questa rivoluzione è Ascom UMS, fornitore di soluzioni ICT in ambito sanitario. L’azienda ha annunciato i risultati di uno studio sull’Ospedale San Filippo Neri, uno dei presidi di ASL Roma 1, condotto dalla Milano School of Management dell’Università degli Studi di Milano con il supporto di Ascom UMS. Lo studio ha analizzato i benefici derivanti dall’introduzione di un sistema digitale per la gestione del blocco operatorio (Operating Room Management Software – ORMS), con l’obiettivo di valutare l’impatto che la raccolta, l’elaborazione e l’analisi dei dati possono determinare sia ai fini della pianificazione, programmazione e gestione dell’attività operatoria sia sul fronte delle performance organizzative. Nello specifico, l’Ospedale San Filippo Neri ha implementato Digistat, la suite di soluzioni software di Ascom, per il controllo dei flussi di lavoro critici e la gestione informatica dei servizi ad alta intensità di cura.
Digistat consente una mappatura organizzativa e l’identificazione degli indicatori di performance
L’attività svolta dal team di ricerca della Milano School of Management dell’Università degli Studi di Milano con il supporto di Ascom UMS ha previsto una prima fase di mappatura della struttura organizzativa dell’ASL Roma 1 e del presidio San Filippo Neri, dove la piattaforma Digistat è implementata come soluzione tecnologica che sostituisce il registro operatorio cartaceo, con la ricostruzione della pianificazione dell’attività operatoria, della logistica del paziente e dei servizi. L’analisi quali-quantitativa è stata condotta in stretta collaborazione con la Direzione ospedaliera, gli operatori e il personale amministrativo attraverso osservazioni sul campo, interviste e indagini sul personale clinico e amministrativo.
La seconda fase del progetto si è concentrata nell’identificazione di un set di indicatori a partire dai flussi di dati che la piattaforma software Digistat permette di raccogliere. Gli indicatori comprendono in primo luogo un set di indicatori previsti dalle linee di indirizzo per il governo del percorso chirurgico definite dal Ministero della Salute e sintetizzate nell’Accordo Stato-Regioni citato in precedenza. Oltre a questi, sono stati identificati indicatori di performance aggiuntivi definiti insieme alla Direzione ospedaliera. Gli indicatori calcolati hanno alimentato una dashboard di monitoraggio, messa a disposizione della direzione aziendale e di tutti gli operatori del blocco C sotto forma di report periodici di sintesi degli andamenti. Il set definitivo si compone di 21 indicatori, dei quali 9 caratterizzano il percorso fisico-logistico del paziente nel blocco e 12 misurano i volumi di attività e l’efficienza di utilizzo degli asset del blocco e dei tempi.
Risultati dell’implementazione di Digistat: ottimizzazione dei processi e gestione basata sui dati
Le conclusioni e gli effetti osservati nell’uso della piattaforma Digistat nell’Ospedale San Filippo Neri, hanno messo in luce due risultati significativi.
- Miglioramenti nelle tempistiche e nell’efficienza. Lo studio ha rilevato miglioramenti nei tempi di apertura delle sale operatorie e nell’induzione dell’anestesia per il primo intervento del giorno, soprattutto per gli interventi elettivi, con riduzioni del tempo di attesa fino al 46%. Anche i ritardi iniziali degli interventi programmati sono migliorati del 30%.
- Valore aggiunto della digitalizzazione e raccolta dati. Il progetto ha dimostrato l’importanza di un sistema strutturato di raccolta dati per monitorare e migliorare l’efficienza delle operazioni. Digistat ha consentito una raccolta precisa degli indicatori di performance, fornendo dati utili alla direzione aziendale per prendere decisioni più informate e strategiche. Questo approccio permette di avviare processi di miglioramento continuo, basati sui dati e sul feedback empirico del personale clinico.
Cambiamenti nel flusso e nella gestione delle operazioni
Lo studio ha al tempo stesso evidenziato le difficoltà operative derivanti da una riduzione dei posti letto, dovuto ad alcuni cambiamenti a livello di governance, che ha spinto ad aumentare gli interventi in urgenza, con un impatto negativo sull’efficienza e sui tempi operativi. Un taglio del 22% dei posti letto ha infatti portato ad un significativo incremento degli interventi urgenti, passati dal 7% al 29% rispetto al semestre precedente, pur rimanendo stabile il numero totale di interventi.
Gli interventi urgenti richiedono una gestione più flessibile e meno prevedibile, il che può influire negativamente sull’efficienza operativa e sui tempi di turnover. L’aumento del “tempo di turnover” del 30%, considerando tutti gli interventi, riflette questa sfida. Il turnover rappresenta il tempo tra l’uscita di un paziente e l’ingresso del successivo in sala, e un aumento indica un potenziale rallentamento nella gestione dei pazienti.
Prospettive di miglioramento e azioni future
Spesso le aziende sanitarie hanno il problema sia di ottenere dati di qualità sia di interpretare, e perciò, governare fenomeni che ne determinano le performance. Il progetto realizzato nel Presidio ospedaliero San Filippo Neri dell’ASL Roma 1 ha non solo migliorato alcuni aspetti operativi ma ha anche stabilito le basi per una gestione più efficace e una pianificazione strategica basata sui dati, contribuendo così a una migliore qualità dei servizi sanitari.
Il lavoro svolto dalla Milano School of Management dell’Università degli Studi di Milano con il supporto di Ascom UMS ha inoltre reso evidente l’importanza di un coordinamento strategico aziendale che si faccia carico dell’innovazione organizzativa alla luce dei risultati che i dati forniscono.
La soluzione Ascom Digistat è stata implementata in tutti i presidi dell’ASL Roma 1.