Nel contesto della sanità italiana, caratterizzato da una crescente complessità nella gestione degli inventari biomedici, Polygon – Technical Solutions ha avviato un percorso di digitalizzazione volto a migliorare l’efficienza operativa nei processi di risposta ai bandi di gara pubblici.
Fondata nel 2002 come Tecnologie Sanitarie S.p.A. e successivamente riorganizzata come Polygon – Technical Solutions nel periodo pandemico 2020–2021, l’azienda opera nel settore della gestione e manutenzione dei dispositivi medici, con attività anche in Spagna e Regno Unito. Dal 2023 fa parte del gruppo H.I.G. Capital.
Contesto operativo: la gestione di grandi volumi di dati
La classificazione manuale dei beni oggetto di gara rappresentava una delle attività più impegnative nei processi interni, in particolare per gare regionali e multi-lotto. La necessità di analizzare e catalogare un elevato numero di dispositivi medici richiedeva un significativo impiego di risorse, con potenziali criticità legate alla variabilità delle denominazioni e alla non uniformità dei formati documentali.
La risposta tecnologica: Catalog Compiler
Per affrontare questa complessità, Polygon ha collaborato con Project Informatica, capogruppo dell’ecosistema WeAreProject, per sviluppare una soluzione basata su Intelligenza Artificiale. Il progetto Catalog Compiler è stato concepito per supportare l’analisi degli inventari attraverso un sistema automatizzato, con l’obiettivo di migliorare la gestione delle informazioni e ottimizzare i tempi di elaborazione.
Architettura della soluzione
La piattaforma si articola in cinque fasi operative:
- Riorganizzazione dei dati
- Aggiornamento della base dati
- Verifica degli inventari
- Ricerca web automatizzata
- Controlli di qualità
La soluzione è basata su Azure AI Foundry, componente centrale per l’orchestrazione dei flussi di intelligenza artificiale, dove vengono integrati modelli LLM OpenAI, pipeline di prompt engineering e servizi Python personalizzati. L’architettura adotta un approccio completamente serverless, garantendo scalabilità automatica, ottimizzazione dei costi e assenza di gestione infrastrutturale.
A supporto, Azure Blob Storage ospita in modo sicuro i file e i dataset elaborati, mentre Azure Event Grid abilita la gestione event-driven dei processi, notificando in tempo reale i nuovi caricamenti e attivando le pipeline di elaborazione. Le Azure Functions eseguono il codice Python dedicato alle fasi di parsing, normalizzazione e classificazione automatica, assicurando un’elaborazione efficiente e integrata con i flussi di AI Foundry.
Tutta l’infrastruttura è distribuita nella region Italy North, garantendo residenza e conformità dei dati secondo le policy europee e assicurando basse latenze per i carichi locali.
Collaborazione e competenze
Project ha messo a disposizione competenze certificate, tra cui quelle riconosciute da Microsoft, per supportare l’implementazione della soluzione. La collaborazione si è basata su un approccio metodologico condiviso, in cui le competenze tecnologiche si sono integrate con la conoscenza dei processi operativi di Polygon.
Risultati raggiunti, prospettive e obiettivi
L’iniziativa si inserisce in una strategia di evoluzione tecnologica volta a migliorare l’efficienza dei processi e la qualità dei servizi. L’adozione di strumenti basati su AI è stata orientata alla valorizzazione delle attività a maggior valore aggiunto, con l’intento di favorire una gestione più strutturata e reattiva dei bandi di gara.
Grazie all’introduzione dell’AI nel processo di classificazione degli items di capitolato si è potuto raggiungere un risultato del 88% di match automatico, riducendo del 70% l’effort manuale e migliorando sensibilmente la qualità del dato grazie ai processi di normalizzazione e apprendimento iterativo. Il tutto riducendo il tempo medio di elaborazione per item riconosciuto da diversi minuti a pochi secondi.
La collaborazione tra Polygon e WeAreProject riflette un modello di sinergia tra competenze complementari, finalizzato allo sviluppo di soluzioni che possano contribuire all’ottimizzazione dei processi nel settore della gestione dei dispositivi medici.