Azienda Zero, l’azienda sanitaria regionale veneta, ha chiamato Plurima durante l’emergenza coronavirus per la gestione della logistica della merce sanitaria. Una vera e propria sfida, culminata nella digitalizzazione dei processi in sole 24 ore. Ne abbiamo parlato con l’AD Luca Marconi

PLURIMA _ furgoni

Con l’irrompere in Italia prima, e poi in tutto il resto del mondo, del virus cinese Covid-19 i sistemi sanitari regionali sono messi a dura prova, soprattutto nelle Regioni dove il numero dei casi di contagiati cresce ad un ritmo costante ed esponenziale.
In questo scenario gli eroi che tutte le mattine scendono al fronte non sono soldati e generali, ma medici, infermieri e personale in divisa.
C’è però tutta una parte di lavori che forse non balzano agli onori della cronaca ma che sono altrettanto importanti per il funzionamento e la tenuta dell’intero ecosistema. Si pensi a tutte quelle attività che permettono alle strutture ospedaliere di avere a disposizione il materiale che gli serve, e possibilmente nel momento in cui gli serve.

Plurima è una società con sede a Perugia nata nel 1995 e che oggi conta 29 sedi operative per un totale di circa 650 dipendenti. Tra le sue business unit particolarmente performante si sta rivelando in questo momento quella che si occupa dei servizi di logistica sanitaria basati su tracking tecnologico. Una conferma che arriva anche dalla chiamata, in questi giorni di forte emergenza, da parte di Azienda Zero, l’azienda sanitaria regionale della Regione Veneto.

Ne abbiamo parlato con l’amministratore delegato Luca Marconi, che esordisce: “Con l’esplosione dell’emergenza sanitaria dovuta a COVID-19 la sanità sta viaggiando a ritmi altissimi e per andare a questa velocità ha bisogno di essere alimentata con tutto ciò che gli serve e utilizza: farmaci, dispositivi, mascherine, ventilatori polmonari e così via. Più la sanità viaggia veloce e maggiore deve essere il ritmo anche della piattaforma logistica che alimenta le sue attività.
In questo viaggio Plurima si trova in prima linea accanto a medici ed operatori sanitari. Siamo un team di circa 650 persone e tutte, con grande spirito di sacrificio, ci stiamo impegnando in prima persona per fare tutto ciò che è necessario. Sono orgoglioso di questa squadra”.

Luca Marconi, AD di Plurima

In cosa consiste il servizio offerto da Plurima?

“Il nostro servizio parte dalla ricezione dei prodotti da parte dei fornitori della sanità. Plurima riceve, stocca, verifica la qualità dei prodotti, verifica la corrispondenza degli ordini, preleviamo (attività di ‘picking’) la merce di cui il reparto ha bisogno, la trasportiamo, garantendo che non si corrompa, e la consegniamo al reparto.
In questo particolare momento Plurima si occupa anche di allestire e assemblare parti e componenti che arrivano da fornitori diversi o all’interno di diversi pacchi: componiamo, assembliamo e consegniamo la merce pronta all’uso”.

I ritmi sono serrati…

“Assolutamente sì. Se prima dell’emergenza si viveva a calendario, oggi si vive in tempo reale, 24 ore su 24.
Per fare questo c’è necessità di un sistema regionale che funzioni e la nostra esperienza in Veneto, dove stiamo collaborando con Azienda Zero, la nuova azienda sanitaria regionale, ci ha mostrato come le strutture sanitarie siano state velocissime ed efficientissime ad organizzarsi. In Veneto Plurima era già presente con una piattaforma logistica che ha consentito ad Azienda Zero di essere rapida da tutti i punti di vista, anche nell’atto pratico del prendere decisioni”.

Parliamo di questa collaborazione nata in Veneto con Azienda Zero per la gestione della piattaforma logistica sanitaria regionale. Un progetto avvincente ma anche molto sfidante…

“Plurima era già presente in Veneto con quattro sedi e quattro piattaforme: una a Occhiobello, una a Padova, una a Treviso e una a Vicenza. Quindi già presidiavamo in maniera capillare il tessuto sanitario regionale. Quando Azienda Zero ha ricevuto l’incarico di gestire la piattaforma logistica sanitaria ha identificato Plurima come partner e in 24 ore siamo stati in grado di mettere in piedi una struttura e un sistema capaci di rispondere all’emergenza regionale.
In poco più di 24 ore abbiamo configurato una piattaforma informatica tra Azienda Zero, Plurima e i nostri interlocutori ospedalieri che consentisse a tutti di dialogare in tempo reale. Quindi abbiamo realizzato una vera e propria digitalizzazione del processo in un giorno solo.
Negli scorsi anni abbiamo deciso di investire nella parte tecnologica e nelle funzioni digitali delle nostre piattaforme con l’acquisizione delle società BluKappa e Bridge Technologies, che hanno reso oggi possibile tutto questo”.

Come vi siete mossi?

“Il primo passo è stato quello di mettere in piedi una piattaforma che consentisse di comunicare in tempo reale in 24 – 48 ore. Poi abbiamo identificato a Veggiano, tra Vicenza e Padova, il magazzino di riferimento dove ora riceviamo tutti i prodotti, i dispositivi medici e le merci che passano attraverso Azienda Zero, dalle mascherine ai ventilatori polmonari, e tutto ciò che la Protezione Civile porta in Veneto”.

Plurima_stabilimento

Dal punto di vista dell’infrastruttura It, che è fondamentale, vi appoggiate a un cloud esterno o ne avete costruito uno in casa? E come ve la state cavando in questi giorni in cui la rete è un po’ congestionata?

“Come specificato precedentemente, la parte tech è frutto delle acquisizione di società IT negli scorsi, che ci consentono di avere un IT professionale ma fatto in casa.
Per la parte di infrastruttura abbiamo la fortuna di avere la nostra sede centrale a Perugia, dove risiede la nostra server farm. Perugia è stata una delle prime città ad essere cablate digitalmente, la prima città digitale d’Italia. Plurima ha una rete molto veloce, che ci aiuta anche lato smart working con i nostri dipendenti. Per la parte di utilizzo delle reti sul territorio, invece, ogni tanto si è verificato qualche rallentamento, soprattutto nei primi giorni del lockdown, ma per ora il sistema sta reggendo”.

Un’azienda come Plurima non può fermarsi e perché le piattaforme logistiche funzionino anche gli uffici centrali devono essere pienamente operativi. Come vi siete mossi per abilitare tutto questo?

“Plurima non si è fatta trovare impreparata. Abbiamo sempre avuto un sistema di smart working, ma solo da gennaio, dopo lo scoppio dell’epidemia di Coronavirus in Cina, abbiamo ripensato allo smart working con un progetto più strutturato. Ci siamo fatti trovare pronti. Quando è servito abbiamo dovuto semplicemente girare la chiave.
In questo modo lavorano gli uffici centrali e di conseguenza il nostro sistema di logistica”.

Avete dovuto ristrutturare anche la vostra organizzazione interna con l’assunzione di nuovo personale?

“Abbiamo dovuto incrementare il personale per due driver.

Il primo è la creazione di un serbatoio a fronte di normale malattia perché non possiamo permetterci che una persona resti a casa, così come per fronteggiare ipotesi di quarantena. Abbiamo creato un bacino di persone in più dalle quali poter attingere in determinati momenti. Inoltre, abbiamo avuto un incremento importante nelle attività da svolgere quindi abbiamo avuto bisogno di più personale operativo da subito. La stessa cosa anche dal punto di vista della strumentazione: abbiamo incrementato il numero di automezzi per consegnare il materiale e il numero di muletti per spostare il materiale nei magazzini.

Sono orgoglioso della mia squadra e voglio sottolineare che ciascuno di noi in Plurima ha un ruolo importante alla pari del medico e dell’infermiere perché se si ferma il sistema logistico si ferma l’intero sistema sanitario ed assistenziale”.

In tutto questo scenario è fondamentale garantire che la merce arrivi alle aziende sanitarie completamente integra e non corrotta. Da questo punto di vista come viene garantita la sicurezza?

“La merce, già in una situazione ordinaria, viaggia secondo criteri rigorosi. Si tracciano la temperatura sia in arrivo dentro al magazzino, sia la temperatura durante il trasporto attraverso mezzi refrigerati, sonde certificate e sistemi informativi che consentono anche al cliente di monitorare il tutto: un vero e proprio semaforo verde o rosso per certificare che il prodotto abbia rispettato o meno la catena del freddo durante tutto il suo viaggio.

Nel corso dell’emergenza abbiamo implementato una serie di sistemi ancora più rigorosi. Va poi sottolineato come nel magazzino di Veggiano, siamo stati, e lo siamo ancora saltuariamente, la piattaforma dove i produttori di dispositivi medici collaudano i loro sistemi (invece che direttamente nei singoli reparti), così da avere un’attività centralizzata per poi occuparci della distribuzione del prodotto, dando vita a un sistema più veloce e che riduca il numero di gente che gira negli ospedali”.

Un’ultima domanda: per ora state giocando un ruolo fondamentale nella Regione Veneto, dove avete una presenza storica. Negli altri territori come siete messi?

“Noi giochiamo un ruolo centrale in Veneto ma siamo attualmente in prima linea anche in Emilia Romagna, in Valle D’Aosta, Liguria, Marche, Toscana, Piemonte (dove serviamo quasi tutta la sanità piemontese) e anche in numerosi ospedali della Lombardia.
La divisione aziendale che si occupa invece della gestione e archiviazione documentale, delle cartelle cliniche e dei processi elettronici per la sanità continua a essere online perciò anche da questo punto di vista continuiamo a fornire il nostro servizio in tutta Italia”.