Ascom, fornitore internazionale di soluzioni incentrate sull’ottimizzazione dei flussi di lavoro in mobilità in ambito sanitario ed industriale, annuncia che Villa Serena, casa di cura privata di Città S. Angelo (PE) ha scelto la soluzione software DIGISTAT di Ascom per ottimizzare la gestione dei processi e delle attività pre e post operatorie.
La struttura, accreditata con il Servizio Sanitario Nazionale, eroga prestazioni ospedaliere, ambulatoriali e residenziali e interventi di alta specializzazione, afferenti soprattutto chirurgia generale e ortopedia. Ospita una centrale di sterilizzazione all’avanguardia e cinque sale operatorie (di cui quattro certificate ISO 5) dotate di sistemi e apparecchiature di ultima generazione.
Le esigenze di Villa Serena
Sentita negli ultimi anni l’esigenza di migliorare efficienza della gestione complessiva delle sale, a fine 2019 la direzione della clinica si è mossa alla ricerca di una soluzione che permettesse di digitalizzare e automatizzare tutti i processi che ruotano intorno al blocco operatorio.
Spiega un portavoce di Villa Serena: “Siamo partiti da una situazione di controllo sui processi di sala operatoria in cui la programmazione e l’organizzazione delle operazioni tra i reparti e le sale operatorie avvenivano tramite fogli excel. Un sistema di questo genere non rendeva ottimale la gestione dei tempi e degli asset coinvolti nel singolo intervento”.
La scelta è ricaduta su DIGISTAT di Ascom per la reputazione dell’azienda e per riscontri positivi già raccolti sul software da altre strutture. Il sistema oggi utilizzato in Villa Serena dalla direzione sanitaria, dagli anestesisti, da chi si occupa della gestione operativa e del controllo di gestione di ognuna delle sale, da medici e infermieri e dai magazzinieri, permette di seguire l’intero percorso del paziente, di monitorare e gestire con precisione tempi e operazioni in tutte le fasi, a partire dalla pre-operatoria (prima visita anestesistica), passando per l’ingresso del paziente in sala, alla sanificazione di materiali, fino all’uscita dal blocco operatorio a intervento terminato.
Una documentazione informatizzata, precisa e facilmente accessibile, a beneficio della sicurezza del paziente e della riduzione di errori
Grazie a DIGISTAT Villa Serena ha migliorato la precisione della documentazione e l’accessibilità ai dati clinici dei pazienti, in ogni fase della degenza, con ulteriore incremento anche della sicurezza per operatori e pazienti.
Spiega Francesco Deventi Sales Director di Ascom: “Il nostro software è progettato specificamente per rispondere alle esigenze di governo dei processi attinenti al percorso chirurgico del paziente. Disporre per ogni paziente di parametri e dati sempre aggiornati in ogni fase del percorso e gestire in piena sicurezza, flessibilità ed efficienza i tempi e i carichi di lavoro nelle sale, si rivela cruciale per una struttura, quale Villa Serena, che oggi ospita interventi programmati di varia complessità, dalla chirurgia generale all’ortopedia, in particolare protesici, ma anche legati a patologie neoplastiche, come tumori del colon, del retto e dello stomaco e interventi di colecistectomia laparoscopica, quindi altamente sofisticati”.
Aggiunge Villa Serena: “Un altro tema per noi fondamentale è la sicurezza del paziente e sotto questo aspetto, la rapidità di accesso delle informazioni ha determinato come valore aggiunto un ulteriore incremento di sicurezza pazienti. Pensiamo ad esempio a come, la possibilità per l’operatore di accedere direttamente sul monitor di sala, a tutte le informazioni comprese quelle relative ad eventuali patologie, può ridurre l’incidenza dell’errore umano nelle procedure e quindi nel complesso dell’intervento”.
Una specifica personalizzazione attuata da Ascom sul software permette di prevedere una serie di vincoli sulle procedure, che rendono ogni singolo passaggio obbligatorio affinché solo dopo l’ottenimento di ogni informazione sia possibile per l’operatore procedere, per una maggiore sicurezza sia del paziente che di medici e infermieri. Grazie ad un’altra personalizzazione, inoltre, DIGISTAT abilita il personale di sala a visualizzare immediatamente sulla piattaforma le immagini radiografiche utili all’intervento.
Il valore aggiunto dell’integrazione con i sistemi in uso all’interno di Villa Serena, a beneficio dell’efficienza di processi e costi
Un’altra importante esigenza di Villa Serena era quella di basarsi su un sistema che si integrasse in modo facile con i diversi tool già in uso dal personale medico, infermieristico e amministrativo per la gestione degli interventi chirurgici. Il sistema DIGISTAT si integra perfettamente con il gestionale sanitario contenente tutti i dati della cartella clinica e con uno specifico software della centrale di sterilizzazione, sviluppato per gestire i processi di sterilizzazione e tracciabilità della strumentazione chirurgica. Si integra inoltre con il sistema di lista d’attesa e di trasferimento dati flusso SDO al gestionale sanitario e, infine, tramite chiamata di contesto, con il Sistema RIS / PACS e con il sistema di order entry.
L’implementazione di DIGISTAT ha contribuito ad aumentare l’efficienza operativa e di costi, permettendo di calcolare con esattezza il costo del singolo intervento. Questo in quanto la soluzione si integra perfettamente con il gestionale amministrativo contabile per la gestione del materiale sanitario, consentendo di associare i materiali utilizzati e i relativi costi allo specifico paziente, lungo tutto le fasi del processo chirurgico.
Aggiunge a questo proposito, Villa Serena: “Abbiamo reso più rapide e affidabili le procedure di fatturazione e il calcolo delle spese. La gestione dei materiali si basa sull’uso esteso dei codici a barre o di apparecchiature RFID che aiutano a migliorare la correttezza dei dati registrati e la registrazione dell’utilizzo dei materiali viene effettuata direttamente nelle sale operatorie. Dato che la sala operatoria viene associata all’intervento in esecuzione, l’uso dei materiali nella sala viene automaticamente collegato ad esso, al paziente e all’unità operativa di implementazione dell’azione, e DIGISTAT può associare a ciascun intervento un kit chirurgico standard di dispositivi e risorse mediche a supporto della pianificazione dei materiali”.
Fornendo la possibilità di monitorare con precisione le ore da ingresso a uscita dalla sale, il software contribuisce a ottimizzare per la direzione clinica le ore impiegate nella programmazione degli interventi, permettendo di organizzare le operazioni tra i vari reparti e le sale in modo più collaborativo ed efficiente.
Spiega Villa Serena: “Aver digitalizzato e informatizzato informazioni e processi permette di fornire in anticipo le giuste indicazioni ai magazzinieri che devono occuparsi di predisporre il materiale e i farmaci, organizzarne la consegna (tramite una unica navetta – carrello – che traghetta il materiale tra i due piani della struttura) e monitorane gli spostamenti verso la specifica sala, nei tempi previsti e con zero margine di errore”.
Conclusioni
L’implementazione del sistema, conclusasi a fine 2020, rappresenta una tappa cruciale nel percorso di trasformazione digitale intrapreso da Villa Serena.
L’informatizzazione completa, attuata anche con l’adozione della soluzione di Ascom, sta aiutando l’azienda, inoltre, a raggiungere il traguardo paperless, obiettivo perseguito da tempo.