ASL Lecce, per raggiungere gli obiettivi previsti dalla “Strategia per la crescita digitale 2014-2020” e dal Piano Triennale AgID, ha intrapreso un importante percorso di ridisegno, standardizzazione e digitalizzazione dei processi amministrativi, gestionali e di funzionamento generale, con il supporto di Dedagroup Public Services, l’azienda che fa capo a Dedagroup e che affianca Enti centrali, locali e Aziende di Pubblico Servizio nella trasformazione digitale. Con l’obiettivo di generare benefìci in termini di performance, costi, semplificazione e di migliorare la customer experience dei propri cittadini, l’Ente ha infatti avviato un progetto di digitalizzazione dei sistemi di protocollo informatico e gestione documentale, considerati strategici e principali “pilastri” al servizio di tutte le componenti del sistema informativo sanitario, e del sistema di gestione degli atti di delibera e determina.
Per fare questo, ASL Lecce – che ha come competenza territoriale l’intera Provincia ed è dotata di un’ampia articolazione organizzativa con 110 sedi territoriali (Presidi Ospedalieri, Distretti Socio Sanitari, Ambulatori, Consultori Familiari, …) e circa 8.000 risorse tra l’area dirigenziale e il personale Sanitario Professionale e Tecnico Amministrativo – si è avvalsa del software e dell’approfondita conoscenza del settore di Dedagroup Public Services. In particolare, con l’obiettivo di ottenere in tempi rapidi una soluzione personalizzata e rispondente alle proprie esigenze, la ASL ha scelto di adottare Folium, la piattaforma modulare di Protocollo informatico e Gestione documentale web based più utilizzata nelle PA italiane. La soluzione – Docusan – è stata personalizzata sulla base delle specifiche esigenze di un ente sanitario e potrà essere utilizzata anche da altre pubbliche amministrazioni locali, garantendo a tutto il territorio maggiore efficienza e generando economie di scala.
Integrando all’interno del sistema di gestione documentale anche un modulo per la gestione degli atti deliberativi e determinativi, la ASL di Lecce ha realizzato un Archivio Unico digitale della documentazione amministrativa, fornendo alle aziende e ai cittadini un innovativo strumento di certezza, efficienza e trasparenza. Una soluzione strategica per l’Ente, che gestisce annualmente oltre 250.000 documenti e che ora può tracciare e monitorare la filiera di produzione degli atti in ogni suo passaggio. Grazie allo sviluppo di una architettura tecnica migliore, gli operatori di protocollo possono inoltre beneficiare di un sistema sensibilmente più rapido, automatizzato e che permette di azzerare i margini di errore, a vantaggio, ancora una volta, dell’utenza finale che può ricevere risposte più chiare e tempestive. I tempi di pubblicazione delle determinazioni e delle deliberazioni si sono infatti ridotti sensibilmente, registrando una durata tre volte inferiore a quella precedente con un risparmio, in termini di consumo di materiale cartaceo, pari a circa il 50% del valore complessivo.
Poiché, come noto, la digitalizzazione passa in primis da un processo di evoluzione culturale, per lo sviluppo del progetto Dedagroup Public Services ha supportato l’ASL Lecce con una metodologia di formazione Agile SCRUM che prevede numerose interazioni tra l’Azienda e il personale dell’Ente al fine di raggiungere un miglior livello di analisi e comprensione da parte di tutti gli attori delle esigenze, degli obiettivi e, naturalmente, delle soluzioni proposte. L’utilizzo del modello Agile ha reso infatti partecipi i referenti della ASL in tutte le fasi di configurazione e personalizzazione del software attraverso la creazione di un ambiente di simulazione che ha permesso di comprendere le scelte di implementazione dei workflow autorizzativi e di consolidamento delle scelte architetturali, facilitando così l’evoluzione dei processi. Con questo approccio ASL Lecce e Dedagroup hanno potuto dimezzare i tempi di sviluppo della soluzione (da 2 anni a 1 anno per il go live dell’intero sistema), evitando, inoltre, disagi derivanti dal passaggio ad una nuova piattaforma.
“Il progetto sviluppato con la ASL di Lecce è stato sfidante e ha portato a risultati davvero straordinari. Oggi ASL Lecce è un ente di riferimento e di eccellenza nel sistema sanitario pugliese al quale mette a disposizione, superando i limiti di lock in, una soluzione studiata appositamente per il settore e che può ulteriormente essere personalizzata in base alla propria strategia di digitalizzazione e agli obiettivi definiti” ha affermato Lucio Marottoli, Sales Director Health & Public di Dedagroup Public Services “La velocità con cui il team della ASL di Lecce e il nostro hanno lavorato è sorprendente così come lo sono i benefici raggiunti: miglioramento della qualità del servizio grazie alla riduzione dei tempi di risposta, efficienza interna di processo, risparmio di costi, maggiore trasparenza e semplificazione delle funzionalità applicative, il tutto a beneficio non solo delle risorse interne ma anche e soprattutto di tutti i cittadini”.
Il progetto, ancora in corso, prevede ulteriori sviluppi per l’integrazione di applicativi verticali utilizzati da ASL Lecce in relazione alla gestione dei servizi di assistenza domiciliare e di gestione del credito per i quali il team di Dedagroup Public Services è già al lavoro.