Acclaim Autism offre una terapia comportamentale personalizzata per bambini con disturbo dello spettro autistico (ASD). Le sedute sono individuali e si svolgono a casa o a scuola, condotte con metodi basati su prove scientifiche e da un team clinico dedicato. La nostra missione è semplice ma essenziale: vogliamo aiutare i bambini ad acquisire competenze essenziali nella comunicazione, nell’interazione sociale e nella vita quotidiana.
Tuttavia, nella pratica, troppe famiglie devono ancora affrontare lunghe attese prima di poter iniziare la terapia. In alcuni casi, dalla diagnosi al trattamento c’era il rischio che potessero trascorrere anche 6 mesi. Questo non perché mancassero gli specialisti, ma perché il processo di accettazione era eccessivamente complesso.
Eravamo sommersi da fogli di calcolo. I software in questo campo, in particolare quelli collegati ai servizi coperti dalle assicurazioni, sono del tutto indisponibili o gravemente inadeguati. Abbiamo provato ad adattare altre piattaforme, ma spesso erano inadeguate. L’iter di accettazione sembrava un processo di vendita e il personale faticava costantemente a gestirlo. Non era solo inefficiente ma anche estremamente frustrante e contribuiva direttamente al burnout del personale.
Ricostruire il processo, non semplicemente automatizzarlo
È stato allora che abbiamo capito che qualcosa doveva cambiare. Non volevamo solo digitalizzare i processi esistenti, ma avevamo bisogno di riprogettare tutto da zero, mettendo al centro le famiglie che assistiamo.
Abbiamo collaborato con Appian e Ignyte per creare un sistema di accoglienza d’eccellenza e ad hoc per le nostre esigenze. La Piattaforma Appian ci ha dato la flessibilità necessaria per mappare i nostri flussi di lavoro partendo da zero, e il loro team ci ha offerto un supporto prezioso, compreso l’accesso a sviluppatori senior che ci hanno aiutato a strutturare tutto correttamente fin dal primo giorno.
Uno dei cambiamenti più innovativi è stato l’introduzione dell’elaborazione intelligente dei documenti. Al momento dell’accettazione, le famiglie forniscono referti diagnostici, solitamente lunghi PDF non strutturati, redatti da neurologi o pediatri. Il nostro personale impiegava ore per esaminarli e classificarli correttamente. Nonostante la formazione e gli strumenti di supporto, gli errori e le incertezze erano all’ordine del giorno. I documenti venivano classificati in modo errato, inviati alle assicurazioni e inevitabilmente respinti.
La soluzione di intelligenza artificiale ora scansiona questi documenti, estrae cinque dati chiave (come i codici DSM-5 e i tipi di diagnosi) e li classifica in pochi secondi. Da quando è stata implementata, non abbiamo avuto un solo rifiuto dovuto ai documenti diagnostici.
Dal caos alla trasparenza
Abbiamo anche adottato l’automazione dei processi robotici (RPA) per ridurre l’inserimento manuale dei dati. Non è più necessario passare da un foglio di calcolo all’altro o copiare e incollare tra sistemi diversi. Il personale medico ora descrive il processo di accettazione come “non più caotico”: sa cosa aspettarsi e si sente molto più coinvolto nel percorso.
Grazie a questi miglioramenti, abbiamo ridotto dell’83% il tempo medio che intercorre tra la diagnosi e il trattamento: ciò che prima richiedeva fino a 6 mesi ora richiede circa 4 settimane. Non è solo una vittoria per le nostre operation, ma un miglioramento fondamentale nell’assistenza che forniamo.
E non sono solo le famiglie a trarne vantaggio: nella salute comportamentale, il sovraccarico amministrativo è una delle cause principali del burnout. Automatizzando le attività ripetitive che rallentano i processi aiutiamo il nostro team a concentrarsi su un’assistenza di qualità.
Una base per il futuro
Il sistema è progettato per essere scalabile. Stiamo pianificando di implementare funzionalità come l’abbinamento tra specialisti e famiglie in base alla posizione e alle preferenze, in aggiunta a un hub di comunicazione centralizzato per ridurre i ritardi causati da messaggi persi o confusione.
Per il futuro, stiamo valutando la possibilità di offrire servizi di telemedicina, in particolare per i ragazzi più grandi. Abbiamo già ricevuto segnalazioni da altri fornitori interessati a quanto abbiamo realizzato. Il potenziale di condivisione di questi strumenti su larga scala è enorme, in particolare in un settore in cui le inefficienze amministrative ostacolano il progresso di molte associazioni.
Consiglierei agli altri leader del settore sanitario di iniziare dalle attività più ripetitive e di automatizzarle per prime. È qui che l’IA può avere il maggiore impatto.
Per noi non si tratta di cavalcare l’ultima tendenza tecnologica, ma di creare sistemi che rendano l’assistenza davvero più veloce, più affidabile e più umana. Che si tratti di aiutare un bambino a iniziare prima la terapia, di dare maggiore tranquillità a un genitore o di liberare un medico dalle pratiche burocratiche: questo è il tipo di progresso che conta.
A cura di Jamie Turner, Founder and President, Acclaim Autism