Sappiamo oggi che per essere e rimanere competitive sul mercato le aziende devono essere a prova di futuro: ecco perché investire in tecnologia è una mossa più che mai azzeccata, come hanno dimostrato gli ultimi due anni di emergenza sanitaria. La tecnologia regala infatti un’ottimizzazione dei processi evitando le attività ripetitive e garantendo alle persone di dedicarsi alle attività ad alto valore aggiunto. In quest’ottica il Poliambulatorio Privato C.T.R. (Centro Terapia Riabilitativa) ha voluto rinnovare completamente il flusso lavorativo e la sua immensa gestione documentale cartacea scegliendo ELO Digital Office, specialista nel software ECM (Enterprise Content Management).
Il Poliambulatorio Privato C.T.R. nasce nel novembre del 1996 dalla fusione di due piccoli centri di terapia fisica che operavano sul territorio di Reggio Emilia da vent’anni. Le prestazioni e i servizi offerti dal C.T.R. sono rivolti ai cittadini affetti da patologie traumatiche del sistema muscolo scheletrico, da malattie acute e croniche dell’apparato locomotore e da altre patologie che necessitano di tutti gli accertamenti diagnostici e delle cure disponibili.
ELO ECM Suite: la scelta vincente
Il C.T.R. si è rivolto a ELO Digital Office per implementare al suo interno una gestione del ciclo di vita delle visite mediche dei propri pazienti, che va dalla fase di prenotazione fino al momento della visita, del referto, della fatturazione e l’invio dei dati ai sistemi di contabilità̀ e al Servizio Sanitario Regionale. In passato queste procedure erano gestite con un vecchio sistema basato su MS Access che non garantiva la piena fruibilità̀ delle informazioni archiviate, mentre, senza dubbio, la digitalizzazione dei documenti e delle cartelle cliniche, resa possibile con ELO ECM Suite, permette di plasmare i processi interni in modo più veloce ed efficiente.
Più in dettaglio ELO Digital Office Italia ha personalizzato la sua ELO ECM Suite per permettere al C.T.R. di avere un’agenda per degli appuntamenti dei pazienti per i numerosi medici che lavorano presso la clinica grazie alla nuova WebApp che implementa viste degli appuntamenti su scala annuale, mensile, settimanale e giornaliero. Per ogni paziente ELO crea un pratico Dossier Sanitario Elettronico e un fascicolo per ciascuna visita, in cui verranno inseriti i documenti forniti dal paziente (ricetta medica, privacy ecc.) e successivamente quelli prodotti dalla struttura stessa (referti, fatture, prossimi appuntamenti ecc.).
In seguito, la segreteria inserisce i dati di fatturazione direttamente su di una pagina di ELO e questo produce in automatico: la fattura da consegnare al cliente, il flusso dei dati da passare al sistema di contabilità̀ e quello da inviare all’ASL di competenza. A questo punto la segreteria con un semplice click avvia un workflow di notifica mandato poi al medico che dovrà̀ prendere in carico il paziente, in modo che quest’ultimo possa prendere visione dell’appuntamento, dei dati e della documentazione del paziente e del tipo di visita che dovrà̀ svolgere. Dopo la visita il medico può̀ inserire il referto direttamente su ELO e sarà̀ prodotto un documento firmato digitalmente dal medico e che verrà consegnato al paziente. Alla fine della giornata un’elaborazione consistente invia i referti prodotti al sistema che alimenta il Fascicolo Sanitario Elettronico regionale.
Processi innovativi grazie ad ELO ECM Suite
Con ELO si è standardizzata la tipologia di documenti a disposizione dei diversi utenti. Diventa così possibile generare documenti e flussi d’integrazione con sistemi esterni in modo automatico e ricercare con pochi click tutti i documenti necessari. La realizzazione è stata affidata ad esperti che hanno permesso di strutturare l’implementazione dei sistemi di firma digitale e grafometrica di ultima generazione che vanno a sostituire agevolmente i vecchi processi di stampa dei documenti (ad es. privacy, consenso ecc.), firma e scansione. Le informazioni sono sempre e immediatamente disponibili per gli operatori del settore. Snellire appuntamenti, consultazioni di referti, visite e diagnostica, tutte attività̀ che senza l’apporto di una valida digitalizzazione e un buon supporto tecnico offerti da ELO comportano un impegno gravoso.
Grazie all’APP Mobile di ELO è, inoltre, possibile per gli operatori della clinica consultare tramite smartphone e tablet i documenti e gli appuntamenti presenti in ELO, ed eventualmente aggiungerne di nuovi, anche quando sono in mobilità così da rendere immediatamente disponibili tutte le informazioni, permettendo un ulteriore potenziamento della gestione del lavoro.
Un mondo virtuale condiviso senza barriere
A completare l’offerta ELO per il C.T.R c’è ELO Teamroom, il nuovo modulo di ELO che consente la creazione di “stanze” virtuali allo scopo di condividere con i propri utenti i documenti (referti, appuntamenti ecc.) di pertinenza dell’utente stesso. Questa funzione è stata particolarmente apprezzata dalle numerose società̀ sportive partner del C.T.R che, grazie a ELO Teamroom possono consultare i fascicoli dei propri atleti.