I laboratori di analisi che operano in regime di qualità pubblicano sui propri siti internet un file in formato PDF chiamato ‘vademecum generale’, che contiene tutte le informazioni tecniche per l’erogazione delle analisi ai pazienti.
Ma che tipo di informazioni sono racchiuse all’interno di questo tipo di file?
Si parte dal codice dell’esame interno al laboratorio, per poi passare al codice SSN dell’esame rilasciato dal servizio sanitario nazionale, specificando inoltre la sezione a cui appartiene l’esame (come ad esempio microbiologia o microbiologia molecolare, chimica clinica, allergologia, immunologia, oncologia e così via).
Un’altra specifica molto importante è il tipo di campione prelevato (ad esempio urine 10 ml), insieme ad una puntualizzazione su cosa deve fare il paziente in fase di preparazione dell’esame (esempio digiuno minimo di 8 ore).
Altri dati sono relativi alla metodologia utilizzata per l’esame (ad esempio assorbimento atomico, chemiluminescenza, calcolo derivato, microdiffusione) e per quanto riguarda gli esami per le allergie vanno specificate le famiglie di allergeni, come acari, graminacee, muffe e lieviti, polveri ecc.
Nel file si specificano infine la modalità di conservazione dei campioni (es. temperatura ambiente, stabile 2 giorni a 4°C o stabile 20 giorni a -20°C) e il campione utilizzato per effettuare l’esame come calcolo urinario, saliva, tampone congiuntivale e così via.
L’aggiornamento periodico del vademecum
Tutte queste informazioni, analisi per analisi, sono organizzate in un file word che viene convertito ad ogni modifica in PDF e trasferito dal webmaster sul sito internet del laboratorio, avendo cura di aggiornare numero e data di revisione, per evitare contestazioni.
Può capitare infatti che insorgano delle variazioni logistiche nel laboratorio come ad esempio il guasto di un macchinario, l’assenza di provette, problemi di elettricità, lavori di ristrutturazione in qualche laboratorio specifico, che costringa la direzione a variare o gli orari di erogazione di alcune analisi o addirittura a sospenderle per qualche periodo.
Come molti in maniera errata pensano, questo file del vademecum generale non è statico e messo lì in bella vista sul sito del laboratorio, ma deve essere sempre aggiornato per due motivi: il primo è che lo impone il regime di qualità.
Le norme ISO 15189 impongono infatti alla direzione, la redazione di un manuale della qualità che tra le altre cose deve contenere la lista degli esami, i profili diagnostici, le modalità di prelievo e raccolta dei campioni.
Il controllo della documentazione è molto rigido. Il laboratorio deve definire, documentare e mantenere il processo di gestione della documentazione e si deve procedere affinché tutta la documentazione sia esaminata ed approvata dal RGQ e dalla Direzione prima di essere distribuita al personale e affinché solo la copia più recente sia presente nella postazione di lavoro.
E’ necessario inoltre che le analisi siano periodicamente verificate, aggiornate (se necessario) ed approvate e che i documenti obsoleti siano rimossi.
Se il SGQ permette la correzione a mano la correzione deve essere chiaramente evidenziata con le iniziali, la revisione e la data .
Come migliorare tecnologicamente il laboratorio?
Appurata l’importanza dell’aggiornamento in tempo reale del vademecum, Micropedia, una software house che da 15 anni opera nel settore della produzione farmaceutica e recentemente ha realizzato anche portali di prenotazione per cliniche private, ha realizzato un nuovo software in cloud gratuito per i laboratori di analisi che consente agli stessi una manutenzione più semplice delle analisi di laboratorio e soprattutto l’aggiornamento in tempo reale del PDF sul sito.
In pratica dopo essersi registrati sul portale ‘vademecum analisi’ si potrà accedere ad una applicazione web dove sarà possibile gestire le analisi del proprio laboratorio in un area personale e riservata.
Nelle impostazioni è possibile inserire il proprio logo ed un testo da apporre sotto allo stesso che può contenere come nel nostro esempio come richiesto dalla norma ISO 15189, il numero e la data di revisione del vademecum generale.
Nelle impostazioni è presente un link che potrete inserire o direttamente sul vostro sito sotto un pulsante di vostra scelta, oppure se avete un sito wordpress scaricando il plugin vademecum analisi di Micropedia, all’interno del quale sarà possibile mettere sia il link del pulsante e decidere il layout dello stesso che poi con uno shortcode sarà possibile piazzare dove si desidera, ed un altro link nella versione plus (che costa solo 10 euro al mese) col quale sarà possibile ottenere un secondo shortcode che mostra sul sito del laboratorio una mascherina di ricerca delle analisi in base ai campi definiti in precedenza, mostrare l’elenco dei risultati ed eventualmente visualizzare i dettagli della singola analisi selezionata con un click.
Per provare gratis il nuovo software per la gestione delle analisi di laboratorio di Micropedia potete registrarvi senza alcun impegno sul portale https://vademecumanalisi.it
